Quando uma empresa ou pessoa física resolve contratar um funcionário é necessário que tenha conhecimento do impacto que esta contratação exercerá em seu caixa. Encargos como décimo terceiro salário, férias mais um terço constitucional incidentes nas férias, horas extras, adicionais, licenças remuneradas, rescisões, multas rescisórias, vale transporte, dentre outros devem ser avaliados para saber qual o real custo da contratação e se ela não afetará a sustentabilidade do negócio. 

O passivo trabalhista é a soma de todas as dívidas que o empregador tem pelo não cumprimento das obrigações trabalhistas e pelo recolhimento incorreto dos encargos sociais ou pagamento de benefícios obrigatórios. 

Existem muitas dúvidas de  qual será o passivo trabalhista na contratação de um funcionário. Até agora é possível afirmar que terá apenas encargos sobre folha de pagamento, desde que cumpra todas as exigências legais no que tange aos pagamentos de salários, encargos, adicionais, horas extras, etc. Caso haja alguma violação destes itens a empresa passará a ter o passivo trabalhista. 

As principais causas de passivo trabalhista são o acúmulo de função, rescisão contratual (falhas no cálculo das verbas rescisórias), a falta de conhecimento da legislação trabalhista e um dos grandes vilões: as horas extras que, em muitos casos, o empregador não tem um controle efetivo do ponto que faça a gestão das horas.

A lei sobre controle de ponto é regida pelo artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e estabelece que:

“Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso.”

O passivo trabalhista pode comprometer o futuro de qualquer organização e evitá-lo deve ser a prioridade. Para isto, medidas como a implantação de um sistema de controle de ponto que ofereça relatórios periódicos de horas extras a serem pagas é fundamental. Neste item é importante lembrar que para reduzir a folha de pagamento, e automaticamente o risco de ocorrência do passivo trabalhista, a empresa pode instituir o sistema de compensação de hora. Neste caso as horas extras não são remuneradas, mas compensadas com folgas. Para isso é necessário que seja firmado um acordo por escrito de compensação de horas entre empregado e empregador.

Ademais, é extremamente importante que haja capacitação de pessoal, cumprimento dos prazos, conhecimento da legislação trabalhista, acordos e convenções coletivas de trabalho, transparência na folha de pagamento, ou seja, todos os proventos e descontos bem identificados para que não haja dúvida. Em empresas maiores é razoável que tenha um regimento interno com regras a serem cumpridas e também medidas que façam com que o clima organização da empresa seja agradável.

São muitas as formas de uma empresa adquirir passivos trabalhistas e mesmo que ela possua um setor pessoal à disposição o indicado é ter uma assessoria especializada na área.

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